ผลงานของ นางสาวนฤมล แก้วเนียม: สาระน่ารู้การเขียนรายงานที่ดี

โดย นางสาวนฤมล แก้วเนียม

การเขียนรายงานที่ดี

การเขียนรายงาน คือ การเขียนรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลในหน่วยงาน ซึ่งรายงานแต่ละประเภทนั้น ก็จะมีวิธีการเขียนที่แตกต่างกันออกไป รายงานจึงเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงานและการที่จะเสนอการเขียนรายงานนั้นให้ออกมาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถผลิตออกมาได้อย่างรวดเร็วนั้น ควรที่จะมีการวางแผนกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของแต่ละรายงานไว้ด้วย

ความหมายและความสำคัญของรายงาน

รายงาน คือ การเสนอรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลของหน่วยงาน เป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงานทั้งในหน่วยงานราชการและธุรกิจเอกชน เพราะรายงานจะบรรจุข้อมูลพื้นฐานที่ช่วยให้บุคลากรของหน่วยงานทราบนโยบาย เป้าหมาย ผลการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ในการดำเนินงาน ซึ่งการทำรายงานมีจุดมุ่งหมายคือ

จุดมุ่งหมายการเขียนรายงาน

          การเขียนรายงาน ถือว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งที่ช่วยให้ผู้เรียนสามารถเรียนรู้ด้วยตนเองจากแหล่งความรู้ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือ สิ่งพิมพ์อื่นๆ วิทยุ โทรทัศน์ ฯลฯ จากการที่ปัจจุบันการเรียนการสอนมักเน้นให้ผู้เรียนมีการศึกษาค้นคว้าด้วยตนเองมากขึ้นทั้งนี้เพื่อให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ มีความรับผิดชอบในการทำงาน ผู้สอนจึงมักมอบหมาย หรือกำหนดให้ผู้เรียนเสนอผลงานการเรียนรู้ออกมาในรูปแบบของรายงาน ซึ่งมีจุดมุ่งหมายดังนี้
        1. เพื่อให้ผู้เรียนมีโอกาสศึกษาค้นคว้าด้วยตนเอง มีความรู้กว้างขวาง และลึกซึ้งกว่าการศึกษาจากตำรา หรือ จกห้องเรียนเพียงอย่างเดียว
        2. เพื่อให้ผู้เรียนมองเห็นแนวทางในการศึกษาหาความรู้ และรู้จักแหล่งความรู้ต่างๆ
     3.เพื่อส่งเสริมให้ผู้เรียนรู้จักใช้วิจารณญาณของตนเอง มีความคิดมีเหตุผล และสามารถรวบรวมข้อมูลอย่างมีหลักฐาน
       4. เพื่อส่งเสริมให้ผู้เรียนรักการอ่าน และการค้นคว้าหาความรู้ใหม่ๆ
       5. เพื่อให้ผู้เรียนมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
    6.เพื่อฝึกให้ผู้เรียนมีทักษะในการใช้ภาษา ถ่ายทอดความคิดของตนเองให้ผู้อื่นอ่านเกิดภาพพจน์ และจินตนาการ
       7. เพื่อให้ผู้เรียนเข้าใจรูปแบบ ขั้นตอนการเขียนรายงานที่ถูกต้อง ซึ่งเป็นพื้นฐานของการศึกษาในระดับที่สูงขึ้น

ประเภทของรายงาน

โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ
   1. รายงานทั่วไป
   2. รายงานทางวิชาการ
          1. รายงานทั่วไป หมายถึง รายงานข้อเท็จจริง หรือข้อคิดเห็นของบุคคล องค์การ สถาบันต่างๆ ซึ่งได้ดำเนินไปแล้ว หรือกำลังดำเนินอยู่ หรือจะดำเนินต่อไป เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาผู้ร่วมงาน หรือผู้สนใจทราบ ได้แก่
         1.1 รายงานทางราชการ หมายถึงข้อเขียนที่เป็นคำกล่าวรายงานในพิธีของทางราชการ เช่น พิธีเปิดการสัมมนา พีเปิดการแข่งขัน พิธีการประกวด ฯลฯ เป็นการรายงานให้ทราบถึงความเป็นมาของงาน การดำเนินงาน ผู้ร่วมงาน ระยะเวลาของงาน จำนวนผู้ร่วมงาน และลงท้ายด้วยการเชิญประธานในพิธีกล่าวเปิดงาน
         1.2 รายงานการประชุม หมายถึง รายงานที่เกิดจากการประชุม เรียกว่ารายงานบันทึกการประชุม ทุกครั้งที่หน่วยงานมีการประชุม จะต้องมีการบันทึกเรื่องราวต่างๆ ที่องค์ประชุมกล่าวถึง ตั้งแต่เริ่มประชุม จนสิ้นสุดการประชุม และรายงานการประชุมนี้ต้องรายงานให้ที่ประชุมรับรองในการประชุมครั้งต่อไป
        1.3 รายงานข่าว หมายถึง ข้อเขียนที่เขียนขึ้น หรือพูดขึ้น เพื่อรายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ข่าวที่รายงานต้องเป็นเรื่องจริง และมีหลักฐานยืนยันได้
      2. รายงานทางวิชาการ หมายถึง การเสนอข้อเท็จจริงที่ได้จากการศึกษาค้นคว้า หรือวิจัยอย่างมีระบบของบุคคล กลุ่มบุคคล หน่วยงาน ได้ข้อเท็จจริงอย่างไรก็รายงานไปอย่างนั้นตามความเป็นจริง รายงานทางวิชาการอาจเป็นรายงานการค้นคว้าทดลอง หรือเอกสารการสำรวจการวิจัย ซึ่งนิยมในปัจจุบัน
          รายงานทางวิขาการแบ่งเป็น 3 ประเภท คือ                  1 รายงาน (Report)
                  2 ภาคนิพนธ์ (Term paper)
                  3 วิทยานิพนธ์ หรือปริญญานิพนธ์ (Thesis or Dissertation)
        2.1 รายงาน (Report) ได้แก่
               2.1.1 กิจกรรมอย่างหนึ่งในการศึกษา และเป็นส่วนหนึ่งในการประเมินผลการศึกษา
               2.1.2 เรื่องที่เรียบเรียงขึ้นตามแบบแผนที่สถาบันนั้นกำหนด
              2.1.3 ผลการศึกษาค้นคว้าโดยวิธีใดวิธีหนึ่ง หรือหลายวิธี เช่น การสังเกต การทดลอง การสำรวจ ฯลฯ
               2.1.4 รายงานที่ผู้สอนกำหนดให้ผู้เรียนทำเป็นรายบุคคล หรือทำเป็นกลุ่มตามความเหมาะสม
              2.1.5 วิธีที่ใช้ในการศึกษาค้นคว้า หรือความสั้น ยาวของรายงาน ย่อมแตกต่างไปตามหัวข้อเรื่อง
       2.2 ภาคนิพนธ์ (Term paper) ได้แก่คำอธิบายของรายงาน 5 ข้อข้างต้นและ
             2.2.1 ภาคนิพนธ์เป็นรายงานทางวิชาการที่ครอบคลุม สัมพันธ์ กับเนื้อหาทั้งหมดของวิชาที่เรียน หรือที่ยังไม่ได้เรียน และผู้สอนมอบหมายให้ผู้เรียนค้นคว้าเพิ่มเติม
             2.2.2 ภาคนิพนธ์อาจไม่จำเป็นต้องแสดงความคิดริเริ่มในแนวการค้นคว้าวิจัยที่เป็นของผู้เรียน ซึ่งต่างกับ ลักษณะของปริญญานิพนธ์
            2.2.3 ภาคนิพนธ์มุ่งให้ผู้เขียนแสดงความสามารถโดยเฉพาะในหัวข้อ หรือเรื่องราวที่ไม่ได้ศึกษากันอย่างลึกซึ้งในชั้นเรียน ในเรื่องต่อไปนี้
             - ความสามารถที่จะค้นหา และรวบรวมข้อมูลจากห้องสมุด เพื่อ
ประกอบงานนั้นให้มีคุณค่ายิ่งขึ้น
             - ความสามารถที่จะเลือกเฟ้นข้อมูล ข้อเท็จจริง และความคิด โดย
นำเอาเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเรื่องที่ต้องการศึกษามาใช้ให้มีคุณค่า
             - ความสามารถจัดระบบ เรียบเรียงข้อมูลด้วยภาษาที่ถูกต้อง ชัดเจน
ลำดับ ความคิดที่เป็นเหตุผล และดำเนินตามรูปแบบการเขียนที่สถาบันนั้นกำหนด
             2.2.4 ในรายวิชาหนึ่งๆ ผู้สอนอาจกำหนดให้ผู้เรียนทำแต่รายงาน หรือ
วิทยานิพนธ์หรืออย่างใดอย่างหนึ่ง หรืออาจให้ทำทั้ง 2 อย่างก็ได้
ตามความเหมาะสม
       2.3 วิทยานิพนธ์ หรือปริญญานิพนธ์ (Thesis or Dissertation) ได้แก่
             2.3.1 รายงานการค้นคว้าวิจัยที่นิสิตปริญญาโท และปริญญาเอกต้องทำตาม
หลักสูตรของการศึกษา มี ปริมาณ และคุณภาพที่สูงกว่าภาคนิพนธ์
             2.3.2 ผลงานการศึกษาค้นคว้าวิจัย ใช้เวลาศึกษาค้นคว้าไม่น้อยกว่า 1 ปี
และผู้เขียนต้องรับผิดชอบในการเลือกหัวข้อเรื่อง และกำหนดขอบเขตที่ต้องศึกษาค้นคว้าให้ลึกซึ้งกว่าภาคนิพนธ์
             2.3.3 วิทยานิพนธ์ หรือปริญญานิพนธ์ในระดับปริญญาโท และปริญญาเอก
ต้องมีคุณภาพทางวิชาการที่สูงกว่ากันตามลำดับ

ส่วนประกอบของการเขียนรายงาน
    - หน้าปก อาจเป็นกระดาษแข็งสีต่าง ๆ
   - หน้าชื่อเรื่อง ควรเขียนด้วยตัวบรรจงชัดเจนถูกต้อง เว้นระยะริมกระดาษด้านซ้ายและขวามือให้เท่ากัน
    - คำนำ ให้เขียนถึงมูลเหตุจูงใจที่เขียนเรื่องนั้นขึ้น แล้วจึงบอกความมุ่งหมายและขอบเขตของเนื้อเรื่องในย่อหน้าที่สอง ส่วนย่อหน้าสุดท้ายให้กล่าวคำขอบคุณผู้ที่มีส่วนช่วยเหลือในการจัดทำการค้นคว้านั้นจนเป็นผลสำเร็จ
   - สารบัญ หมายถึง บัญชีบอกบท
   - สารบัญตาราง ให้เปลี่ยนคำว่า "บทที่" มาเป็น "ตารางที่"
   - สารบัญภาพประกอบ เพื่อเสริมคำอธิบายเนื้อเรื่องให้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์มากขึ้น
- ส่วนที่เป็นเนื้อเรื่อง ต้องลำดับความสำคัญของโครงเรื่องที่วางไว้ ถ้าเป็นรายงานขนาดยาวควรแบ่งเป็นบท
- อัญประกาศ เป็นส่วนประกอบเนื้อเรื่องให้มีน้ำหนักน่าเชื่อถือ โดยนำข้อความที่ตัดมาจากคำพูดหรือข้อเขียนของคนอื่นมาเขียนไว้ในรายงานของตน
- เชิงอรรถ คือ ข้อความที่ลงไว้ตรงท้ายสุดของหน้า เพื่อบอกที่มาของข้อความที่ยกมาหรืออธิบายคำ
- ตารางภาพประกอบ ให้แสดงไว้ในส่วนของเนื้อเรื่องด้วย
  - บรรณานุกรม คือ รายชื่อหนังสือ สิ่งพิมพ์และวัสดุอ้างอิงทุกประเภทที่ผู้ทำรายงานใช้ประกอบการเรียนและการค้นคว้า
- ภาคผนวก คือ ข้อความที่นำมาเพิ่มเติมในตอนท้ายของรายงาน เพื่อช่วยส่งเสริมให้ผู้อ่านเข้าใจยิ่งขึ้น
- ดรรชนี คือ หัวข้อย่อย หรือบัญชีคำที่นำมาจากเนื้อเรื่องในหนังสือ โดยจัดเรียงลำดับตั้งแต่ตัว ก-ฮ และบอกเลขหน้าที่คำนั้นปรากฎอยู่ในเรื่อง ดรรชนีจะช่วยผู้อ่านในกรณีที่ต้องการค้นหาคำหรือหัวข้อย่อย ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

ส่วนต่าง ๆ ของรายงาน มี 3 ส่วน ดังนี้

1. ส่วนหน้า ประกอบด้วย หน้าปก ใบรองปกหน้า (กระดาษเปล่า) หน้าปกใน หน้าคำนำ หน้าสารบัญ

2. ส่วนกลาง ประกอบด้วย เนื้อเรื่อง เชิงอรรถ

3. ส่วนท้าย ประกอบด้วย บรรณานุกรม ภาคผนวก ใบรองปกหลัง (กระดาษเปล่า) ปกหลัง

การเขียนส่วนต่าง ๆ ของรายงานแต่ละส่วน

           1. การเขียนปกรายงานและการเขียนหน้าปกใน
              1.1 การเขียนปก ให้เขียนชื่อเรื่อง และผู้เขียนรายงาน กลางหน้ากระดาษ ไม่ต้องใส่คำว่า ชื่อเรื่อง และผู้เขียนรายงาน
               1.2 การเขียนหน้าปกในให้เขียนโดยแบ่งเป็น 3 ส่วน ดังนี้
    ส่วนบน ให้เว้นระยะ 2 นิ้ว จากขอบกระดาษบนถึงบรรทัดแรกของรายงาน และเขียน ชื่อเรื่องของรายงาน ใส่เฉพาะชื่อเรื่องที่เขียนรายงาน ไม่ต้องใส่คำว่า ชื่อเรื่อง
      ส่วนกลาง เว้นจากส่วนบนลงมาประมาณ 2 บรรทัดใส่คำว่าโดย และชื่อผู้เขียนรายงาน ไม่ต้องใส่คำว่า ผู้เขียนรายงาน
     ส่วนล่าง ให้เว้นระยะ 1 นิ้ว จากขอบกระดาษล่างถึงบรรทัดสุดท้ายของส่วนล่าง บรรทัดแรกของส่วนล่างระบุว่าเป็นส่วนหนึ่งของวิชาใด ชั้นอะไร ภาคเรียนที่เท่าใด ปีการศึกษาใด ใครเป็นครูผู้สอน

2. การเขียนคำนำ
การเขียน “คำนำ” อยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 2 นิ้ว ผู้เขียนรายงานจะระบุวัตถุประสงค์ ขอบเขตของเนื้อเรื่อง หรือแนวการค้นคว้า และคำขอบคุณผู้มีส่วนช่วยเหลือให้ การค้นคว้ารวบรวม และเรียบเรียงรายงานนั้นให้สำเร็จลงด้วยดี เมื่อหมดข้อความแล้วลงชื่อผู้เขียน วัน เดือน ปี ที่เขียน ถ้าเป็นรายงานกลุ่มเขียนคำว่า คณะผู้จัดทำ หน้าคำนำมักนิยมใส่เลขหน้าในวงเล็บไว้ด้านล่าง

3. การเขียนสารบัญ การเขียน “สารบัญ” ผู้เขียนรายงานจะแบ่งเป็นบท เป็นตอนระบุเนื้อเรื่องที่ปรากฏในรายงาน เรียงตามลำดับ การเว้นระยะในการเขียนจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 2 นิ้ว และข้อความในสารบัญ จะอยู่ห่างจากริมซ้ายของกระดาษเข้าไป 1.1 นิ้ว เริ่มตั้งแต่ คำนำ บท และ ชื่อของบท จนถึงส่วนท้าย คือบรรณานุกรม และภาคผนวก เลขหน้าทางด้านขวามือจะอยู่ห่างจากขอบขวาของกระดาษ 1.1 นิ้ว ผู้เขียนรายงานต้องทำรายงานเรียบร้อยแล้วจึงจะระบุเลขหน้าได้ว่า บทใด ตอนใด อยู่หน้าใด

การนำบัตรข้อมูลที่บันทึกตามโครงเรื่องมาเขียนเนื้อหาของรายงาน

การเขียนเนื้อเรื่อง เป็นส่วนที่สำคัญที่สุด เพราะผลการค้นคว้ารวบรวมทั้งหมดที่บันทึก ลงในบัตรบันทึกข้อมูลจะนำมาเรียบเรียงไว้ในส่วนนี้ เรียงตามลำดับโครงเรื่องที่ปรากฏในสารบัญ ครอบคลุมตั้งแต่บทแรกถึงบทสุดท้าย ในหน้าแรกของเนื้อเรื่องไม่ต้องใส่เลขหน้าเว้นจากขอบบนของหน้ากระดาษลงมา 2 นิ้ว ไว้กลางหน้ากระดาษ ทุกครั้งที่ขึ้นบทใหม่ไม่ใส่เลขหน้าเฉพาะหน้านั้นแต่ให้นับหน้าด้วย การเว้นระยะจากขอบล่างขึ้นมา ให้เว้น 1 นิ้ว จากขอบซ้ายของหน้ากระดาษเข้ามาเว้น 1.5 นิ้ว จากขอบขวาของหน้ากระดาษเข้ามา เว้น 1 นิ้ว ส่วนการย่อหน้าทุกครั้งให้เว้น 6 ช่วงตัวอักษร เขียนตัวที่ 7

การทำบรรณานุกรมท้ายเล่ม

การลงบรรณานุกรม หากมีเอกสารทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศให้ลงภาษาไทยก่อน เรียงตามลำดับประเภท และในแต่ละประเภทเรียงตามลำดับอักษรผู้แต่ง หรือเรียงตามลำดับอักษรรวมกันไม่แยกประเภท

ขั้นตอนการทำรายงาน

การเขียนรายงานมีขั้นตอนในการเขียนได้ดังนี้
      1. การกำหนดข้อเรื่อง ต้องเป็นเรื่องที่น่าสนใจ เรื่องที่ผู้ทำรายงานมีความรู้ความสามารถ และสามารถหาแหล่งความรู้ได้
     2. ขอบเขตของเรื่อง ก่อนที่จะทำการเขียนรายงานต้องทำการกำหนดขอบเขตของข้อมูลครอบคลุมทุกข้อของรายงาน แต่ละข้อต้องมีความสัมพันธ์กันอย่างดี การลำดับเนื้อหาสอดคล้องกัน
      3. แหล่งข้อมูล หรือแหล่งความรู้ ผู้เขียนรายงานจะต้องสำรวจแหล่งความรู้ที่จะใช้ศึกษาค้นคว้าเรื่องที่จะเขียนรายงาน อาจใช้วิธีการค้นคว้าจากหนังสือ หรือเอกสารในห้องสมุด การสัมภาษณ์ผู้ที่มีความรู้ในแขนงนั้นๆ การใช้แบบสอบถาม การทดลองปฏิบัติ หรือ การศึกษาดูงานด้วยตนเอง

สำรวจแหล่งข้อมูล
      เพื่อเป็นการสะดวก และประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูลเพื่อที่จะทำรายงาน นอกจากจะค้นหาจากแหล่งสารนิเทศต่างๆ เช่น ห้องสมุด ศูนย์สารนิเทศ ศูนย์เอกสารสนเทศ สื่อโสตทัศน์และอื่นๆแล้ว การค้นหาข้อมูลในแหล่งสารนิเทศก็ควรรู้จักวิธีการต่างๆ และใช้เครื่องมือช่วยค้นเพื่อที่จะทำให้ได้ข้อมูลเร็วขึ้น ได้แก่
    1. บัตรรายการ
    2. ดรรชนี
    3. หนังสืออ้างอิง
    4. บรรณานุกรม
    5. บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า
    6. อ่านเพื่อจดบันทึก
การบันทึก หรือการจดโน้ต หมายถึงการบันทึก หรือจดเรื่องราวจากการบรรยายปาฐกถาจากการสอนของครู อาจารย์ จากวิทยุ โทรทัศน์ หรือการบันทึกสรุปย่อจากหนังสือ หรือสิ่งพิมพ์ต่างๆ เพื่อประกอบการค้นคว้า ทำรายงาน ซึ่งมีทั้งการจดบันทึกจากการอ่าน และบันทึกจากการฟังในการเขียนรายงาน การจดบันทึกจากการอ่าน ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งว่าเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งนี้เพราะสามารถใช้เป็นข้อมูลในการประกอบเนื้อหา สนับสนุนให้รายงานมีน้ำหนัก และสมบรูณ์ยิ่งขึ้น การอ่านเพื่อการจดบันทึกนั้น ตอนแรกควรอ่านอย่างคร่าวๆ เพื่อให้เข้าใจเนื้อหาโดยตลอด ไม่จำเป็นต้องอ่านทุกประโยค ทุกตัวอักษร เลือกอ่านเฉพาะที่สำคัญ และเกี่ยวกับเรื่องที่จะทำรายงาน อาจอ่านเฉพาะย่อหน้าแรก และย่อหน้าสุดท้าย เพราะประโยคสำคัญมักอยู่ตอนต้น และย่อหน้าสุดท้าย ซึ่งมักเป็นการสรุปเรื่อง จากนั้นจึงอ่านโดยตั้งคำถาม ว่าเราต้องการอะไรจากเรื่องที่อ่าน เช่น
ใครทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร ทำทำไม ผลเป็นอย่างไร สุดท้ายจึงอ่านโดยใช้วิจารณญาณ
ต้องอ่านอย่างละเอียดพิจารณาเนื้อหาว่ามีเหตุผลน่าเชื่อถือมากน้อยเพียงใด ส่วนใดสำคัญพอที่จะนำมาอ้างอิงได้จากนั้นจึงจดบันทึก

การจัดบันทึก
      เมื่ออ่านจนเข้าใจเนื้อหาสำคัญแล้ว ควรบันทึกรายละเอียดไว้เพื่อป้องกันเมื่อลงมือเขียนรายงาน จะไม่ต้องย้อนกลับไปอ่านใหม่ ในการจดบันทึกเนื้อหา ส่วนใหญ่มักบันทึกลงในบัตรขนาด 4 X 6นิ้ว หรือ 5 X 8นิ้ว หรือใช้กระดาษสมุดแบ่งครึ่งก็ได้ เลือกใช้ตามสะดวก โดยบันทึก
      1. หัวข้อเรื่อง บันทึกหัวข้อเรื่องที่ค้นได้ โดยเขียนไว้ที่มุมขวาของบัตร
      2. แหล่งที่มาของข้อมูล เช่น ชื่อผู้แต่ง ปีที่พิมพ์ ชื่อหนังสือ ครั้งที่พิมพ์ สถานที่พิมพ์
สำนักพิมพ์ และหน้าที่ปรากฏข้อความนั้น ตามแบบบรรณานุกรม เพื่อเป็นหลักฐานในการค้นคว้าเพิ่มเติมภายหลัง
     3. ข้อมูลที่บันทึก บันทึกเฉพาะเนื้อหาที่คิดว่าสำคัญ และเป็นประโยชน์ในการเขียนรายงาน และควรบันทึกให้ถูกต้องสมบรูณ์ที่สุด ไม่ควรใช้ตัวย่อโดยไม่จำเป็น เพื่อไม่ต้องเสียเวลากลับไปค้นคว้าใหม่ การบันทึกลงในบัตร หัวข้อเรื่องหนึ่งควรใช้บัตร 1 แผ่น ถ้าเนื้อหายาวไม่จบใน 1 บัตร ก็สามารถต่อแผ่นที่ 2,3... โดยเขียนหัวข้อเรื่อง และกำกับด้วยหมายเลขในทุกแผ่นใช้คลิบหนีบรวมไว้ด้วยกัน หรือเย็บมุมติดกันไว้ แบะควรบันทึกหน้าเดียว

วิธีจดบันทึก
   ในการจดบันทึกเพื่อทำรายงาน อาจจดบันทึกด้วยวิธีหนึ่ง หรือหลายวิธีต่อไปนี้
      1. การจดบันทึกแบบย่อความ คือ การย่อเอาเฉพาะใจความสำคัญที่เกี่ยวกับรายงานแล้วนำมาเรียบเรียงใหม่ อาจใช้สำนวนของตนเองก็ได้ แต่ต้องให้ได้ใจความตามต้นฉบับเดิมภาษากับความมั่นคงของชาติเยาวลักษณ์ ญาณสภาพ. (2533). “ภาษากับความมั่นคงของชาติ” ใน ที่ระลึกพิธีประกาศเกียรติคุณครูภาษาไทยดีเด่นประจำปีพุทธสักราช 2532 กรุงเทพฯ : กองวรรณคดีและประวัติศาสตร์ กรมศิลปากร. หน้า 170.สาเหตุที่คนไทยใช้ภาษาไทยผิด เพราะ
         1. วงการศึกษาให้ความสำคัญวิชาภาษาไทยน้อยมาก โดยเฉพาะหลักสูตรที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อยๆ
             2. อิทธิพลของวัฒนธรรมตะวันตก ปัจจุบันคนไทยพูดภาษาไทยปนภาษาต่างประเทศแม้แต่ชื่อบริษัท หรือชื่อวงดนตรีที่โด่งตังก็จะใช้ภาษาต่างประเทศ
            3. สื่อมวลชนมักใช้ภาษาไทยผิดแบบแผน เพื่อเร้าความสนใจ ทำให้ผู้อ่านจดจำและนำไปใช้ผิดไปด้วย
    2. การจดบันทึกแบบถอดความ คือ การเขียนขึ้นใหม่ทั้งหมดจากต้นฉบับเดิม ซึ่งอาจเป็นร้อยกรอง หรือ ภาษาต่างประเทศ แล้วถอดความเป็นสำนวนของผู้บันทึกเอง หรือเป็นข้อความที่ไม่สำคัญพอที่จะใส่ในเครื่องหมายอัญประกาศ หรือถ้าคัดลอกข้อความมาอาจยาวเกินไปจึงเขียนขึ้นเป็นสำนวนตัวเองวรรณคดีเสถียร โกเศศ(พระยาอนุมานราชธน). (2515). ค่าของวรรณคดี. กรุงเทพฯ : คลังวิทยา. หน้า18.ความคมของคำกล่าวที่เห็น จะอยู่ที่การเปรียบเทียบชีวิตของคน ว่ามีถึงสองชีวิต คือชีวิตทาอาชีพ เปรียบได้กับชีวิตที่เกี่ยวข้องอยู่กับวัตถุ หรือทรัพย์สินเงินทอง อีกชีวิตหนึ่งเป็นด้านของชีวิตที่นำความสุข ความอิ่มเอิบมาสู่ผู้ที่เห็นคุณค่าของชีวิตในด้านนี้ ซึ่งมีคนไม่น้อยที่ไม่เห็นความสำคัญของชีวิตด้านนี้ เพราะมุ่งไปทางวัตถุเป็นสำคัญ ซึ่งน่าเสียดาย เพราะทำให้เห็นชีวิตในด้านเดียว มองชีวิตในทัศนะที่แคบ

    3. การบันทึกแบบคัดลอกข้อความหรือคำพูด คือ ข้อความนั้นสำคัญมาก ไม่สามารถเขียนได้ดีเท่าของเดิม การบันทึกแบบนี้ต้องคัดลอกให้ถูกต้องตามต้นฉบับทุกคำพูด ถ้าข้อความยายเกินไป ต้องการจะตัดตอนเอาเฉพาะที่สำคัญให้ใช้จุด 3 จุด(...) ตรงข้อความที่ตัดออก แต่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ      (“ ”) คลุมข้อความทั้งหมดไว้ด้วยมีผู้กล่าวว่าลักษณะของข้อความที่บันทึกโดยวิธีคัดลอกข้อความนี้มักจะมีลักษณะอยู่ในเกณฑ์ข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้
           3.1 เป็นคำจำกัดความ หรือความหมายของคำ
           3.2 เป็นสูตร กฎ หรือระเบียบ
           3.3 เป็นข้อความที่เป็นคติเดือนใจ มีความงดงามทางภาษา เช่น สุภาษิตคำพังเพย โอวาท หรือสุนทรพจน์ของบุคคลสมองมีไว้คิดถนอมวงศ์ ล้ำยอดมรรคผล. (2529). การอ่านให้เก่ง. พิมพ์ครั้งที่2. กรุงเทพฯ : กระดาษสา.หน้า 17.“ใครที่นั่งหลับเวลาเรียนบ่อยๆ จงรู้เกิดว่า เป็นเพราะไม่ได้ติดตาม หรือไม่ได้คิด ด้านถ้อยคำที่ได้ยินได้ฟัง การคิดและตั้งคำถามเป็นวิธีแก้ง่วงที่ชะงัดที่สุด หากลุกขึ้นถามปัญหานั้น ก็จะหายง่วงทันที ปัญหาที่คิดนั้นอาจเป็นปัญหาที่ตัวเองรู้คำตอบดีอยู่แล้วก็ได้ หรือไม่ทราบคำตอบจริงๆก็ได้ ถ้ารู้จักถาม อาจได้คำตอบที่ไม่คาดคิดมาก่อนก็ได้ เมื่อคุณอ่านก็เช่นกันหากหมั่นถามตัวเองก็จะไม่ง่วง บางทียังได้อะไรใหม่ๆที่ไม่เคยได้จากการอ่านครั้งก่อนก็ได้"
    4. การบันทึกแบบวิจารณ์หรือสรุปความ เป็นการสรุปความคิดเห็นของตนเองหลังจากการอ่านเรื่องนั้นแล้ว อาจเปรียบเทียบ สรุป วิจารณ์ สนับสนุนโต้แย้งความคิดนั้นสารนิเทศประภาวดี สืบสนธิ์. (2532). “พฤติกรรมสารนิเทศ” ชมรมนิสิตวิชาบรรณารักษศาสตร์จุฬา.9 (ฉบับฉลองหลักสูตรบรรณารักษศาสตร์และสารนิเทศศาสตร์). หน้า 24.ผู้เขียนได้แบ่งสารนิเทศไว้ 2 ประเภท คือ แหล่งสารนิเทศภายในตัวบุคคล และแหล่งสารนิเทศภายนอกตัวบุคคล ซึ่งแหล่งสารนิเทศภายนอกตัวบุคคลยังแบ่งได้อีก 3 แหล่ง คือ แหล่งบุคคลแหล่งสถาบัน และแหล่งที่เป็นสื่อมวลชน

5. วางโครงเรื่องเป็นการจัดลำดับเนื้อหาก่อนการเขียนรายงาน เพื่อให้มองเห็นรูปแบบและรายละเอียดที่สัมพันธ์กัน ครอบคลุมเนื้อหาครบถ้วน ไม่เสียเวลาในการค้นหาข้อมูล ดังนั้นจึงควรมีการวางโครงเรื่อง โดย

          5.1 จัดเรียงความสำคัญของเนื้อเรื่องโดยกำหนดเป็นหัวข้อใหญ่ สำคัญรองลงมาเป็นหัวข้อย่อย
          5.2 แต่ละหัวข้อควรมีชื่อเป็นข้อความกะทัดรัด ได้ใจความครอบคลุมเนื้อหาแต่ละตอน
          5.3 หัวข้อต่างๆควรมีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกันตามลำดับ และไม่ควรแบ่งย่อยเกินไป เพราะจะทำให้สับสน เข้าใจยาก
          5.4 การแบ่งหัวข้อ ควรใช้ตัวเลขกำกับแสดงหัวข้อใหญ่ และหัวข้อย่อยต่อเนื่องกันโดยใช้เครื่องหมายยมหัพภาค ควรใช้ตัวเลขเพียง 3 ตัว ถ้าแบ่งย่อยกว่านั้นควรใช้ย่อหน้าแทนตัวอย่างการวางโครงเรื่องหนังสืออ้างอิง
   1 . ความหมายของหนังสืออ้างอิง
    2. ลักษณะของหนังสืออ้างอิง
            2.1 เขียนโดยผู้ทรงคุณวุฒิ
            2.2 รวบรวมความรู้ครอบคลุมสาขาวิชาต่างๆ
            2.3 จัดเรียงเนื้อหาอย่างมีระบบ ทำให้ค้นง่าย สะดวก รวดเร็ว
                  2.3.1 จัดเรียงตามลำดับตัวอักษร
                  2.3.2 จัดเรียงตามเวลา หรือเหตุการณ์
                  2.3.3 จัดเรียงตามลำดับหมวดหมู่
           2.4 มีเครื่องมือช่วยค้น
                  2.4.1 อักษรนำเล่ม (Volume Guide)
                  2.4.2 คำชี้นำ (Guide Word)
                  2.4.3 ดรรชนีนิ้วมือ (Thumb Index)
                  2.4.4 ดรรชนี (Index)
           2.5 มีความประณีตในการจัดทำ
                 2.5.1 กระดาษมีคุณภาพดี
                 2.5.2 ตัวพิมพ์มีความคมชัด
                 2.5.3 การเข้าเล่มได้มาตรฐาน
      6. เรียบเรียงเนื้อหาฉบับร่าง     โดยจัดเรียงบัตรบันทึกให้เป็นหมวดหมู่ โดยแยกหัวข้อเรื่องเดียวกันไว้ด้วยกันและจัดลำดับหัวข้อเรื่องตามโครงเรื่องที่วางไว้ เรียงตามลำดับหัวข้อใหญ่ หัวข้อย่อยให้เหมาะสมตามข้อมูลบางหัวข้อไม่จำเป็นต้องใช้ ให้แยกต่างหาก อย่าทิ้งเพราะอาจต้องนำมาใช้เพิ่มเติมภายหลัง จากนั้นลงมือเขียนรายงาน โดยประมวลข้อมูล ความรู้ ความคิดทั้งหมดเข้าด้วยกัน ด้วยภาษา สำนวนที่สละสลวย อ่านเข้าใจง่าย ตัวสะกด ตัวการรันต์ถูกต้องตามพจนานุกรม แสดงความคิดเห็นอย่างมีเหตุผลให้ผู้อ่านเกิดความเข้าใจได้ง่าย ข้อความใดที่คัดลอกมา ควรเขียนเชิงอรรถ หรือแหล่งที่มาให้ถูกตองตามแบบแผน หากมีรูปภาพ ตาราง แผนภูมิ ก็จะทำให้รายงานสมบรูณ์ยิ่งขึ้น
      7. จัดทำฉบับสมบรูณ์        ทบทวน ตรวจทาน แก้ไข ความถูกต้องสมบรูณ์ของเนื้อหา และภาษา รูปแบบการพิมพ์การเว้นระยะต่างๆ ตลอดถึงการจัดรูปเล่มควรเรียงลำดับหน้าต่างๆอย่างไร เมื่อเห็นว่าถูกต้องสมบรูณ์แล้วจึงนำไปเข้าเล่ม และนำส่งอาจารย์ต่อไป

การเขียนรายงานจากการค้นคว้า
    1 รายงานค้นคว้าเชิงรวบรวม เป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ มาเรียบเรียงปะติดปะต่อกันอย่างมีระบบระเบียบ
   2 รายงานค้นคว้าเชิงวิเคราะห์ การนำข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้มาวิเคราะห์ หรือค้นหาคำตอบในประเด็นให้ชัดเจน

วิธีการนำเสนอรายงาน
- รายงานด้วยปากเปล่า (Oral Reports) หรือเสนอด้วยวาจา โดยการเสนอแบบบรรยายต่อที่ประชุมต่อผู้บังคับบัญชา ฯลฯ ในกรณีพิเศษเช่นนี้ ควรจัดเตรียมหัวข้อที่สำคัญ ๆ ไว้ให้พร้อม โดยการคัดประเด็นเรื่องที่สำคัญ จัดลำดับเรื่องที่จะนำเสนอก่อนหน้าหลังไว้
- รายงานเป็นลายลักษณ์อักษร (Written Reports) มักทำเป็นรูปเล่ม เป็นรูปแบบการนำเสนออย่างเป็นทางการ (Formal Presentation)

ลักษณะของรายงานที่ดี
1. ปกสวยเรียบ
2. กระดาษที่ใช้มีคุณภาพดี มีขนาดถูกต้อง
3. มีหมายเลขแสดงหน้า
4. มีสารบัญหรือมีหัวข้อเรื่อง
5. มีบทสรุปย่อ
6. การเว้นระยะในรายงานมีความเหมาะสม
7. ไม่พิมพ์ข้อความให้แน่นจนดูลานตาไปหมด
8. ไม่การการแก้ ขูดลบ
9. พิมพ์อย่างสะอาดและดูเรียบร้อย
10. มีผังหรือภาพประกอบตามความเหมาะสม
11. ควรมีการสรุปให้เหลือเพียงสั้น ๆ แล้วนำมาแนบประกอบรายงาน
12. จัดรูปเล่มสวยงาม

การเลือกใช้สื่อและอุปกรณ์ในการนำเสนอ
    มีโสตทัศนูปกรณ์ชนิดต่าง ๆ มากมายที่สามารถนำมาใช้ในการนำเสนอ แต่ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้สื่อหรืออุปกรณ์ชนิดใดแล้ว ควรวิเคราะห์เสียก่อนว่าสื่อหรืออุปกรณ์ใดจะเหมาะสมและสอดคล้องกับเรื่องที่จะนำเสนอนั้น ๆ โดยวิเคราะห์จาก
- ขนาดและลักษณะของผู้ฟัง
- เวลาที่ใช้ในการนำเสนอ
- เวลาสำหรับการผลิตสื่อ
- งบประมาณ
     โสตทัศนูปกรณ์และสื่อสำหรับใช้ในการนำเสนอ ควรจะสอดคล้องและเหมาะสมกับเรื่องราวในโลกยุคปัจจุบัน เราอาจจัดหามาได้หลาย ๆ อย่างเช่น
- เครื่องเสียงชนิดต่าง ๆ
- ชอล์ก/กระดานดำ
- ฟลิปชาร์ต/แผนภูมิ/ของจริง
- แผนผัง/แผนที่
- เครื่องฉายไมโครฟิล์ม
- เครื่องฉายภาพข้ามศรีษะ/ภาพถ่าย/แผ่นใส
- เครื่องฉายภาพยนตร์ทุกชนิด
- ทีวี/วีดีโอ/ภาพจากวีดีโอ
- เครื่องฉายสไลด์/ภาพสไลด์/มัลติวิชั่น
- ภาพจากจอคอมพิวเตอร์
   ประโยชน์ของการเตรียมโสตทัศนูปกรณ์และสื่อสำหรับใช้ในการนำเสนอ จะเพิ่มอรรถรสในการบรรยายรายงานด้วยวาจาเพราะสามารถช่วยในเรื่อง ดังนี้
1. ผู้รับรายงานสามารถเห็นและคิดได้โดยตรงในทันที
2. มีความกระจ่างชัดและสามารถเน้นจุดสำคัญเป็นพิเศษได้ตรงจุด
3. ช่วยในการสรุปประเด็น

การอ้างอิงและบรรณานุกรม

การอ้างอิง คือ การบอกแหล่งที่มาของข้อมูล เพื่อให้ผู้อ่านสามารถสอบทานข้อเท็จจริงหรือศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมต่อไปสะดวกการบอกแหล่งที่มาของข้อมูลถือเป็นการให้เกียรติเจ้าของข้อมูลซึ่งเป็นมารยาทที่ดีทางวิชาการ นอกจากนี้การอ้างอิงข้อมูลของผู้อื่นซึ่งสอดคล้องกับเนื้อหาหรือผลการศึกษาของผู้เขียนรายงานยังมีส่วนช่วยให้รายงานน่าเชื่อถือยิ่งขึ้นอีกด้วย

วิธีเขียนบรรณานุกรม

    การเขียนบรรณานุกรมจากหนังสือ ผู้เรียนสามารถนำข้อมูลจากหน้าปกใน และด้านหลังของหน้าปกใน ของหนังสือเล่มที่บันทึกข้อมูลมาเขียนบรรณานุกรม การเขียนบรรณานุกรมจากวารสาร นำข้อมูลจากหน้าปก ของวารสารฉบับที่บันทึกข้อมูลมาเขียนบรรณานุกรม และการเขียนบรรณานุกรมจากหนังสือพิมพ์นำข้อมูลจากหน้าแรกของหนังสือพิมพ์มาเขียบรรณานุกรม และการเขียนบรรณานุกรมจากสื่ออีเล็กทรอนิกส์ นำข้อมูลจากหน้าแรกของเว็บเพจมาเขียนบรรณานุกรม ดังนี้
      1. เขียนไว้ในส่วนท้ายของรายงาน
2.เขียนเรียงลำดับอักษรชื่อผู้แต่งในกรณีที่มีทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ให้เขียนบรรณานุกรมภาษาไทยก่อน
     3. บรรทัดแรกของบรรณานุกรมชิดด้านซ้ายที่เว้นจากขอบกระดาษเข้ามา 1.5 นิ้ว ถ้ายังไม่จบ เมื่อขึ้นบรรทัดใหม่โดยย่อหน้าเข้ามาประมาณ 7 ช่วงตัวอักษรของบรรทัดแรก ให้เขียนตรงกับช่วงตัวอักษรที่ 8
     4. รายละเอียดในโครงสร้างรูปแบบบรรณานุกรมหนังสือ มีดังนี้

1. โครงสร้างรูปแบบบรรณานุกรมหนังสือ

1.1 การอ้างถึงชื่อผู้แต่ง 1.1.1 ผู้แต่งคนเดียว

1.1.2 ผู้แต่ง 2 คน ให้ใส่คำว่า “และ” เชื่อมระหว่างคนที่ 1 กับคนที่ 2

1.1.3 ผู้แต่ง 3 คน ให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคคั่นระหว่างคนที่ 1 กับคนที่ 2 และใส่คำว่า “และ” เชื่อมระหว่างคนที่ 2 กับคนที่ 3

1.1.4 ผู้แต่งตั้งแต่ 3 คนขึ้นไป ลงเฉพาะชื่อแรก และตามด้วยคำว่า และคนอื่น ๆ

1.1.5 หนังสือที่ไม่ปรากฏชื่อผู้แต่ง ให้ใช้ชื่อเรื่องเป็นรายการแรกแทนชื่อผู้แต่ง

1.1.6 ผู้แต่งใช้นามแฝง ให้ใช้นามแฝงได้เลย

1.1.7 หนังสือแปล ให้ใส่ชื่อ นามสกุลของผู้แต่ง ก่อนผู้แปล

1.1.8 ผู้แต่งมีบรรดาศักดิ์ ให้ใส่ชื่อ นามสกุล ตามด้วยบรรดาศักดิ์

1.2 รูปแบบของบรรณานุกรมหนังสือ
รูปแบบของบรรณานุกรม มี 2 แบบ
1.2.1 การอ้างอิงแยกจากเนื้อหาอยู่ท้ายของรายงาน
1) การอ้างอิงเนื้อหาบางบท หรือบางตอน ในหนังสือเล่มเดียวจบ ให้ใส่ชื่อบท หรือตอน ใช้คำว่า “ใน” ตามด้วยชื่อหนังสือ และระบุหน้า เมืองที่พิมพ์ ผู้รับผิดชอบในการพิมพ์

2) การอ้างอิงเนื้อหาบางบท หรือบางตอน ของหนังสือบางเล่มที่มีหลายเล่มจบ ใช้คำว่า “ใน” ตามด้วยชื่อหนังสือ ระบุเล่ม และหน้าตามด้วยเลขหน้าที่อ้างอิง เมืองที่พิมพ์ ผู้รับผิดชอบในการพิมพ์

3) การอ้างอิงตลอดทุกเล่มที่มีหลายเล่มจบ ให้ระบุจำนวนเล่ม ตามด้วย เมืองที่พิมพ์ ผู้รับผิดชอบในการพิมพ์

4 ) การอ้างอิงเพียงเล่มใดเล่มหนึ่ง ให้ระบุเล่มที่อ้างอิงตามด้วย เมืองที่พิมพ์ ผู้รับผิดชอบในการพิมพ์

1.2.2 การอ้างอิงแทรกในเนื้อหา 1) เมื่อต้องการจะแทรกในเนื้อหาสามารถแทรกวงเล็บพร้อมกับอ้างอิงได้ทันที เมื่อจบข้อความ 1.1) รายการอ้างอิง ประกอบด้วย ชื่อ นามสกุลผู้แต่ง ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค ปีที่พิมพ์ ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค หน้า/เลขหน้าที่อ้างถึง